אני מעדיף שהדיונים לקראת האספה יתקיימו במקום אחד, לכן אני עונה כאן על שאלה שנשאלה בתגובה על הפוסט של ההודעה המוקדמת:
הועד הוא הגוף האחראי לנהל את פעילות העמותה. והעמותה עושה, בעיקרון, שני דברים:
האחד, שלוקח את רוב זמנם של חברי הועד, הוא לסייע לפעילות שמובלת ע״י מתנדבים – מארגנים של אירועים ופעילויות, שצריכים גוף עם חשבון בנק, שיכול לחתום על חוזים והזמנות מצד אחד, ולהוציא חשבוניות ללקוחות (נותני חסות ורוכשי כרטיסים) מצד שני. אירועים פיזיים עם מעל מאה משתתפים מגיעים בקלות לתקציבים של חמש ואפילו שש ספרות, וזה לא סביר לצפות מהמארגנים שמשקיעים את זמנם ומרצם בהתנדבות, לקחת על עצמם גם סיכונים כספיים בסדרי גודל כאלה – ורובם גם אנשים פרטיים שאין להם חשבוניות להוציא.
אם כן, בחודשים שלפני אירוע, יש פעילות ניירת כזאת. חתימה על חוזים מול ספקים וספונסרים, תוך כדי וידוא שההכנסות מכסות את ההוצאות, הוצאת חשבוניות, ביצוע תשלומים ומעקב אחרי הכספים.אנחנו עובדים היום עם „חשבונית ירוקה”, כך שהוצאת חשבוניות וקבלות היא יחסית קלה ודרך הרשת, אבל עדיין יש התכתבויות עם מחלקות משפטיות ומעקב אחרי התחיבויות וביצוע. כמובן, מפעם לפעם יש גם הזדמנויות לסייע למארגנים מעבר לצד הפורמלי.
כאמור, זה „בחודשים לפני אירוע”. בשנות השיא עד היום, 2018-2019, היו לנו משהו כמו חמישה אירועים כאלה בשנה, אבל הם לא התחלקו אחיד על פני השנה; למשל, ב־2019 התקיימו בין 14.5 לבין 5.6 שני אירועים מורכבים, מרובי חסויות והוצאות – כך שמרץ, אפריל ומאי היו עמוסים להפליא, והחודשים שאחריהם רגועים הרבה יותר.
הדבר השני שהעמותה עושה קשור יותר ליכולת שלה לתפקד ולתקשר עם הקהל שלה. זה כולל, מצד אחד, תחזוק של כמה שרותי רשת (שרת ה־discourse הזה, אתר העמותה, כמה רשימות תפוצה, דומיינים רלוונטיים, ועוד כמה כאלה; @uda מטפל בצדדים הטכניים בדר״כ, אבל כולנו אנשים טכניים ולפעמים גם אנחנו מתערבים), ומצד שני מילוי דרישות ארגוניות – עבודה מול רו״ח על דו״חות, כינוס אספה כללית פעם בשנה, כאלה.
לעמותה יש, בעיקרון, תפקידים נוספים – למשל, לייצר „רעש” תקשורתי לקידום עניינים שחשובים לנו, לייצג את הקהילה מול גופים ממשלתיים, לייצר פעילות קוד־פתוח קהילתית מקומית. אנחנו, בועד היוצא, לא הצלחנו לעשות הרבה מזה בעצמנו, ולא השכלנו לגייס מתנדבים אחרים שיעשו את זה במסגרת העמותה. דווקא בזמן האחרון, מתנדב בשם אמיר קירש עזר מאוד בתחום הזה; הוא חבש גם כובע של מתנדב העמותה, כשאירגן את צמד ימי המתכנתים הצעירים האחרונים (כללי, למגזר הערבי).
בסה״כ אני מעריך שבנפח הפעילות של 2019, סך העבודה של ניהול העמותה מגיעה לאזור יומיים בשבוע. בועד שהעבודה בתוכו מתחלקת פחות־או־יותר בשוויון, זה סביר – והעומס כרגע הוא פחות משמעותית מאשר ב־2019.